Få processerne i kvalitetshåndbogen omsat til praktisk styring og vejledning.
Processerne får nu direkte sammenhæng med udførelsen af arbejdsopgaverne.
Resultater og afvigelser kan nemt monitoreres.
Oversigt – QA workflow
Mange organisationer bruger store ressourcer på at definere og nedskrive procedurer og instruktioner i en kvalitetsmanual. Resultatet udgives enten i bogform eller digitalt på et Intranet.
Desværre er opgaven med at få forankret processerne i organisationens daglige arbejde ofte meget vanskelig – og nogen gange ligefrem uoverkommelig. Dette problem tilbyder TeamLink en effektiv løsning på.
- Instruktioner og procedurer for arbejdsgange kan nemt oprettes og vedligeholdes i TeamLink systemet. Dette konverterer dem til levende og dynamisk styring og information.
- Processerne i TeamLink systemet kan bære alle former for elektroniske dokumenter, og der kan integreres til andre IT applikationer så som ERP-systemer og email.
- Medarbejdere guides gennem processerne samtidig med, at alle step registreres. En oversigt viser tydeligt den enkelte hvilke opgaver han/hun bør udføre, og man kan nemt rykke andre deltagere i processen for svar.
- Når man har udført sin opgave, sendes den automatisk videre til den næste i processen, og når en opgave er afsluttet gemmes historik og alle data i et elektronisk arkiv.
QA fordele ved brug af workflow
- Aftalte procedurer følges automatisk på grund af de indbyggede forretningsgange.
- Man kan nemt ændre i forretningsgange og procedurer.
- Ændringer kommunikeres automatisk.
- Færre fejlmuligheder og nemmere at genbruge information.
- Historik for udførte processer dokumenteres automatisk i et arkiv.
- Det bliver nemmere at opdage og håndtere afvigelser.
Systemet – QA workflow
Enhederne i systemet er typisk enheder som kunder, divisioner, afdelinger og leverandører.
Brugerroller og adgangsgrupper afgør, hvem der modtager hvilke opgaver i de forskellig workflow, og hvor mange funktioner i systemet den enkelte har adgang til.
Et workflows elementer er dele af arbejdsprocessen, som hver kan have flere muligheder for at grene ud til andre elementer. Et workflow kan genbruges et ubegrænset antal gange med hver sin workflow mappe. Mappen følger de regler og arbejdsgange, der er defineret i det pågældende workflow, og sendes videre til den næste gruppe eller person i arbejdsprocessen. Hvis det ønskes, kan der udskrives autorisationslister til underskrift.
Man kan løbende tilknytte alle former for elektroniske dokumenter til mapperne. Desuden kan der defineres parameter, der svarer, at man skriver bestemte typer oplysninger uden på hver mappe.