Spar tid og penge. Fakturaen røres kun 1 gang. Herefter godkendes og kommenteres der via et web interface.
Fuld integration til økonomisystemet.
Håndterer både almindelige omkostningsfakturaer og fakturaer mod indkøbsordrer – inkl. varelinier
Oversigt: Fakturagodkendelse og -behandling
Sådan fungerer løsningen:
- 1: Fakturaen skannes. Systemet håndterer både enkelt- og flersidede fakturaer.
- 2A: De skannede fakturaoplysninger omsættes til værdier. Disse kan indtastes manuelt i et TeamLink program, hvor fakturaen ses til venstre, eller det kan se ved automatisk genkendelse så man slipper for tastearbejdet.
- 2B: Hvis man modtager e-faktura, OIOXML eller andre elektroniske formater springer man helt skanningsprocessen over.
- 3: Via et WEB-interface sendes fakturaen nu til godkendelse i et eller flere niveauer. Herunder kan man kommentere, kontere og fordele omkostningen på afdelinger og andre dimensioner. Systemet håndterer også kreditnota processen. Slutresultatet er færdige posteringslinier klar til postering i økonomisystemet. Tilbage udestår kun selve betalingen.
Anvendelser af web-baseret fakturabehandling
Hvis et eller flere af nedenstående kriterier passer på din organisation, er der stor sandsynlighed for, at TeamLink’s web-baserede system til fakturahåndtering vil give betydelige fordele:
- Fakturaer sendes til godkendelse i et eller flere niveauer
- Der er flere end 5 indgående fakturaer pr. dag
- I bruger ofte tid på at finde en konkret forfalden faktura
- I har ofte behov for at finde en allerede betalt faktura for check’e et eller andet
- Der er behov for at kunne godkende fra flere adresser
- Der er behov for at kunne godkende udenfor normal arbejdstid
- Fakturabehandling/bogføring er outsourcet
Til Shared Service Centre og leverandører af outsourcing:
TeamLink workflow systemet har specielle funktioner til Shared Service Centre og leverandører af outsourcing.
Det er nemt at genbruge godkendelsesprocessen hos mange kunder, uden at der er nogen risiko for at data sammenblandes. Samtidig er nemt at få et hurtigt overblik over alle udestående opgaver hos kunderne.
Fordele web-baseret fakturabehandling
- Forbedret effektivitet – mindre tidsforbrug.
- Man ved altid hvem der “har” fakturen, og hvor den er i processen.
- Hele forløbet dokumenteres automatisk.
- I arkivet kan behandlede fakturaer nemt genfindes.
- Nemt at rykke for svar og beslutninger via e-mail.
- Nemt at dække for andre ved ferie/sygdom.
- Nemmere for nye medarbejdere at hurtigt blive produktive.
- Stor fleksibilitet i systemet. Proceduren kan nemt ændres.
- Der kan nemt udvides med andre typer workflow i samme system.