Opnå større effektivitet og bedre kvalitet for arbejdsprocesser, der involverer flere personer.
Bevar det fulde overblik, selv når processerne udføres på tværs af flere lokationer.
Oversigt – TeamLink workflow
For at kunne udføre en arbejdsgang med et TeamLink workflow, skal man først beskrive processen. En god metode er at anvende såkaldte svømmebaner. Hver bane repræsenterer en “rolle” i processens udførsel. Typiske roller kan være: HR, Finans, Indkøb, Direktion, Kunde, Sælger, Leverandør osv.
Hver kasse er et workflow element og beskriver en given beslutning eller opgave. Det kan f.eks. være en godkendelse af en kontrakt eller faktura eller en simpel Ja/Nej beslutning. Det kunne også være at skive et udkast eller at kontakte en leverandør.
Stregerne mellem kasserne viser, hvorledes ansvaret for næste trin i processen flytter sig fra det ene workflow element til det næste. Hvert workflow element kan have flere muligheder for at grene ud til andre elementer.
Anvendelser af TeamLink workflow
TeamLink workflow designes præcis, som man ønsker dem. Medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere får nem adgang til de data og beslutninger, de skal se og behandle. Samtidig opnås sikker kommunikation, hvor ingen sager bliver væk eller glemt. Alle processernes trin og alle beslutninger bliver dokumenteret automatisk.
Typiske anvendelser:
- Fakturabehandling
- Bogholderiopgaver
- Lønforberedelse
- Budget processer
- Personaleadministration
- Facility management
- IT
- Dokumentgodkendelser
- Adm. af pensioner og forsikringer
- Logistik og transportopgaver
- Bestillinger fra kunder og ændringer
- Nye stamoplysninger hos kunder
- Skrive og godkende kontrakter
- Håndtering af reklamationer
- Budget og forecast processer
- Og mange flere . . .
Fordele ved at benytte TeamLink workflow
Forbedret effektivitet – mindre tidsforbrug
Der kan spares både tid og omkostninger, når information er tilgængelig, når man skal bruge den, og når man er sikker på, at informationen er korrekt. Når digitale workflow benyttes til processer, der involverer kunder og samarbejdspartnere, får man oven i effektiviseringsgevinsterne også nye muligheder for forretningsudvikling.
Bedre planlægning og styring
Man får fuldt overblik over udestående opgaver, og det er nemt at rykke for svar. Systemet kan udsende reminders på e-mail. Man har også mulighed for at måle tidsforbrug, kortlægge flaskehalse og benytte benchmark teknikker. Benyt medarbejderne til de opgaver, hvor de er mest effektive. Det bliver nemt og hurtigt for kollegaer at overtage andres opgaver ved fravær eller spidsbelastninger, og nye medarbejdere bliver hurtigere produktive.
Indbygget kvalitetssikring
Alt for ofte ender kvalitetssystemer med deres procedurer og instruktioner i mapper eller på Intranet uden at give de forventede gevinster. Med TeamLink digitale workflow bliver instruktionerne en del af hverdagen, og præsenteres når de skal anvendes, og kun de relevante dele vises.
Systemet – TeamLink workflow
Enhederne i systemet er typisk enheder som kunder, divisioner, afdelinger og leverandører.
Brugerroller og adgangsgrupper afgør, hvem der modtager hvilke opgaver i de forskellig workflow, og hvor mange funktioner i systemet den enkelte har adgang til.
Et workflows elementer er dele af arbejdsprocessen, som hver kan have flere muligheder for at grene ud til andre elementer. Et workflow kan genbruges et ubegrænset antal gange med hver sin workflow mappe. Mappen følger de regler og arbejdsgange, der er defineret i det pågældende workflow, og sendes videre til den næste gruppe eller person i arbejdsprocessen. Hvis det ønskes, kan der udskrives autorisationslister til underskrift.
Man kan løbende tilknytte alle former for elektroniske dokumenter til mapperne. Desuden kan der defineres parametre, der modsvarer, at man skriver bestemte typer oplysninger uden på hver mappe.